5 passos para implementar um Canal de Denúncias na sua empresa

A implementação de um canal de denúncias tem como garantir a integridade e a conformidade das empresas com as leis e regulamentações vigentes, além de promover uma cultura ética dentro da organização.

Um canal bem estruturado permite que colaboradores, fornecedores e até clientes relatem de forma segura, qualquer conduta inadequada ou irregularidade.

Neste artigo, destacamos os cinco passos essenciais para a implementação de um canal de denúncias efetivo na sua empresa:

1. Defina os objetivos e o escopo do Canal de Denúncias

Antes de implementar o canal, é importante definir claramente os objetivos e o escopo da sua utilização, exemplo:

• O canal será exclusivo para denúncias de irregularidades éticas e legais incluindo também questões internas, como assédio ou discriminação?

• Quais grupos poderão fazer denúncias (colaboradores, fornecedores, clientes)?

• Como o canal se alinhará com as políticas de compliance da empresa?

Dica: Imprescindível envolver a alta administração desde o início para garantir que o canal seja uma prioridade estratégica e conte com o apoio necessário em termos de recursos e orçamento, bem como a atenção adequada para todas as denúncias recebidas.

2. Escolha a plataforma adequada

A escolha da plataforma de canal de denúncias é um passo fundamental. Plataformas SaaS como a Anonify oferecem soluções seguras, fáceis de implementar e customizáveis, permitindo que a empresa personalize o canal de acordo com suas necessidades.

Dica: Ao escolher a plataforma, verifique se ela oferece:

• Confidencialidade garantida para o denunciante (anonimato).

• Facilidade de uso tanto para o denunciante quanto para o time de compliance/jurídico.

• Aderência às regulamentações de proteção de dados, como a LGPD.

3. Crie uma política de denúncias clara e transparente

A política de denúncias deve ser acessível e de fácil entendimento para todos os colaboradores. Ela deve explicar:

• Como o canal funciona.

• Quem pode fazer denúncias e o que pode ser denunciado.

• Como funciona o processo de investigação após uma denúncia ser recebida.

• As garantias de proteção contra retaliação (anonimato).

  
  

Dica: Certifique-se de que a política esteja disponível em diversos formatos, como no site da empresa, intranet e até em versões impressas, dependendo da cultura da organização. Também é essencial que ela esteja escrita em uma linguagem clara, sem termos excessivamente técnicos.

4. Capacite e divulge aos colaboradores

De nada adianta ter uma plataforma eficiente e uma política robusta se os colaboradores não estão cientes do canal de denúncias ou não confiam nele. A divulgação é um fator crítico para o sucesso da implementação.

Desenvolva uma campanha de comunicação interna para promover o canal de denúncias.

Envie e-mails divulgando o canal seus objetivos, compartilhe a política, incentive os colaboradores a utilizarem o canal em caso de identificação de qualquer tipo de situação que se encaixa na política como assédio moral, assédio sexual, discriminação racial, fraude e outros. Na Anonify a empresa pode customizar as categorias que desejar.

Dica: Realize treinamentos periódicos sobre o uso do canal de denúncias e explique os benefícios de relatar irregularidades. Reforce que o processo é confidencial e que os denunciantes estarão protegidos de retaliação.

Disponibilize treinamentos online, workshops e webinars para reforçar o entendimento dos colaboradores sobre como e quando utilizar o canal de denúncias.

5. Monitore, investigue e melhore continuamente o processo

Depois de implementar o canal, o trabalho não acaba. É fundamental monitorar o desempenho do canal de denúncias, garantir que as denúncias sejam investigadas de forma imparcial e confidencial e que as soluções sejam implementadas de forma eficaz.

Dica: Crie uma equipe especializada ou nomeie um comitê de ética responsável por conduzir as investigações. Além disso, estabeleça métricas claras de desempenho, como tempo de resposta a uma denúncia e taxa de resolução, para avaliar a eficácia do canal. Imprescindível que a alta gestão esteja 100% comprometida e envolvida com a gestão das denúncias. Crie reuniões periódicas para apresentação dos resultados das denúncias recebidas, tratadas bem como o plano de ação para mitigação dos casos.

Conclusão

A implementação de um canal de denúncias é um processo que requer planejamento, transparência e engajamento contínuo de todas as áreas da empresa, principalmente da alta gestão.

Seguindo esses cinco passos, sua empresa poderá estabelecer um canal de denúncias robusto e eficiente, contribuindo para a criação de uma cultura organizacional ética e transparente.

Como a ANONIFY poderá ajudá-los

A plataforma da Anonify permite você criar um canal de denúncias exclusivo para sua empresa contendo uma URL customizada, uma tela para o denunciante também customizada onde as denúncias serão efetuadas com 100% de anonimato além de um dashboard completo para a gestão efetiva das denúncias.

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