5 erros BEM comuns ao implementar um canal de denúncias e o que o RH precisa fazer

Olha só a situação: Você investiu tempo, dinheiro e esperança. Colocou um Canal de Denúncias para funcionar. Divulgou para a empresa toda.

Mas sabe o que acontece?

Ou ninguém denuncia nada. Um silêncio que incomoda, né?

Ou, o pior: as denúncias chegam, mas o processo é tão ruim que destrói a moral e a confiança de quem arriscou a pele para falar a verdade. É a empresa dando um tiro no próprio pé.

Nós aqui na Anonify já vimos isso acontecer de perto em dezenas de empresas. E tem um padrão que se repete: são sempre os cinco mesmos erros que impactam profundamente o projeto de implementação de um canal de denúncias.

E quem é o principal responsável por garantir que o canal funcione adequadamente? Na nossa opinião, o RH. Aqui vão os 5 erros comuns:

Erro 1: Achar que o canal de denúncias é uma "caixinha de sugestões"

Muita gente comunica o canal de um jeito muito fofo, tipo: “mande sugestões”, “dê seu feedback”, “queremos te ouvir”.

O problema? Isso é genérico demais.

Quando você não diz, com todas as letras, que o canal existe para coisas sérias (assédio moral, assédio sexual, fraude, discriminação, roubo), as pessoas não entendem para que ele serve de verdade. Aí, elas não usam para o que é urgente, importante.

O toque do RH: Seja direto e objetivo. O RH precisa liderar e transmitir o que se espera com o canal: “Este canal é para reportar atitudes que quebram as regras, ferem a lei ou o nosso Código de Ética. Ele não é para sugestões de cardápio ou melhoria de processo.” Isso é criar expectativa correta.

Erro 2: Deixar o denunciante no "vácuo", sem feedback

Uma denúncia que fica dias e dias sem resposta? É um atestado de descrédito. Quem denunciou precisa, no mínimo, saber que foi ouvido e que o processo está sendo analisado.

O silêncio é visto como descuidado ou má vontade. E a gente sabe: a agilidade na resposta é o que mostra seriedade no processo.

O toque do RH: Crie e cumpra um prazo de resposta que faça sentido (defina um SLA). Coloque no manual do canal. O básico é mandar uma mensagem dizendo: “Recebemos seu relato e já estamos na fase de avaliação.” É importante que o sistema que vocês usam (como o da Anonify) ajude a manter esse status visível ao denunciante.

Erro 3: Agir como "detetive amador" expondo o denunciante na investigação

Esse erro é o que mais gera medo de retaliação.

Fazer perguntas tipo “Quem te contou isso?” ou “De onde veio essa informação?” pode, sem querer, entregar a pessoa que denunciou. A investigação tem que ser estruturada: ela deve focar nos fatos, nas provas, e não ficar caçando a identidade de quem fez o relato. Na Anonify, o anonimato é garantido.

O toque do RH: Treinamento, treinamento e mais treinamento! A equipe que recebe e investiga precisa ser treinada para usar um processo discreto, separar quem recebe de quem apura, e seguir protocolos para garantir o sigilo máximo da fonte. Isso é preservar a segurança da pessoa.

Erro 4: Colocar a pessoa errada para tocar o assunto/tema da denúncia

Se a equipe de RH ou Compliance que administra o canal não estiver bem preparada, a chance de erro é enorme. Eles podem: duvidar do relato, minimizar a gravidade ("Não é para tanto") ou fazer perguntas super inadequadas.

Quando isso acontece, a pessoa que denunciou se sente duplamente desrespeitada. É um estrago na confiança que leva anos para consertar.

O toque do RH: Invista em capacitação séria. Prepare sua equipe para apurar com técnica, saber conduzir entrevistas, entender de sigilo e, principalmente, ter uma escuta ativa e acolhedora. O canal só é bom se quem opera estiver realmente preparado.

Erro 5: “Efeito nada acontece”

Mesmo que o canal esteja investigando e punindo, se o resto da empresa nunca vê uma consequência ou uma melhoria clara que veio dos relatos, a sensação é de que “não adiantou nada, é só fachada”.

Aí, o uso do canal despenca e o silêncio volta a ser a regra.

O toque do RH: Crie a rotina de dar feedback para toda a empresa. Divulgue indicadores gerais (mantendo o anonimato!), comunique quando uma política mudou, quando um processo foi ajustado ou quando uma ação de cultura foi criada por causa das denúncias. Isso prova que o canal funciona e que a ética é levada a sério.

O que o responsável pelo RH deve fazer hoje?

Você, que está à frente do RH ou do Compliance, precisa agir com estratégia. Transforme o canal de denúncias em uma vantagem competitiva, e não em um passivo.

• Olhe a comunicação: O seu canal está sendo divulgado como "coisa séria" ou como "caixinha de sugestões"?

• Revise os prazos: Existe um tempo máximo de resposta que o colaborador conhece ao enviar uma denúncia para o canal?

• Verifique a trilha de treinamento: Quem trata as denúncias sabe fazer uma investigação discreta e empática?

• Acompanhe os resultados: Você tem uma rotina para mostrar para a empresa o que mudou por causa do canal?

A Anonify é uma solução SaaS (software como serviço) para criar um canal de denúncias simples, fácil e seguro para sua empresa.